DEL PRESUPUESTO HASTA EL CONTROL DE OBRA

En este Vídeo podrá apreciar como ConstrucSoft Valor Ganado, en un solo módulo, permite presupuestar, programar, valorizar y controlar las obras, obteniendo el control de recursos, horas hombre, rendimientos y la determinación del margen de utilidad de la obra mes a mes.

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El software para construcción CONSTRUCSOFT, es un sistema de costos y presupuestos de análisis de precios unitarios que permite controlar obras, mediante la curva S de valor ganado.

METODOLOGÍA PARA EL CONTROL DE OBRA

METODOLOGÍA PARA EL CONTROL ECONÓMICO DE LA OBRA

ConstrucSoft-Valor Ganado, permite en un solo módulo efectuar el presupuesto de la obra en función a los análisis de precios unitarios, programar la obra, valorizar la obra, fasear la obra y llevar el control económico de la obra. 

La filosofía sobre la cual se lleva el CONTROL ECONÓNICO de la obra es la siguiente:

Programando las partidas del presupuesto en el tiempo de duración de la obra, se obtiene la Curva S Programada.

En base a los avances físicos de las partidas del presupuesto contractual, se lleva el control de las valorizaciones, obteniendo la Curva S de valor ganado.

Mediante el faseo que es el nexo entre el presupuesto y el control de los gastos en obra,   que son los materiales, la mano de obra, los equipos y los sub.contratos, se obtiene la Curva S realizada de la obra.

Debido a que el control de los gastos se ha efectuado por cada fase, se tendrá por cada una de las fases los costos programados, los costos de las valorizaciones o de valor ganado y los costos efectuados en la obra denominados costos reales de ejecución.

ÍNDICES DE EFICIENCIA

Esto nos lleva a obtener los índices de rendimiento SPI (plazo), CPI (costo) y SCI (productividad), como también las variaciones o desviaciones SV% (plazo) y CV% ( costo), que nos indicarán el ritmo de la obra en cuanto a plazos y gastos realizados en la obra.

Asimismo comparando los gastos generales programados versus los gastos generales por centros de costos efectuados en la obra, se obtiene mes a mes el margen de utilidad.

LOS MATERIALES

CONTROL DE MATERIALES CON KARDEX PROMEDIO PONDERADO

Existen varios métodos para el control del inventario de los materiales, en los que se registran las entradas y las salidas de los materiales al almacén de la obra, y permite en todo momento conocer la disponibilidad de los materiales para la obra, estos métodos son:

Método del kárdex promedio ponderado

Método primeros en entrar, primeros en salir

Método últimos en entrar, primeros en salir

Método último precio de compra

ConstrucSoft emplea el método del Kárdex Promedio Ponderado, el cual es uno de los métodos más empleados para el control de la existencia de inventarios por la facilidad de su aplicación.

Aquí la adquisición o compra de materiales son los ingresos de dichos materiales al almacén de la obra, estos se registran con el precio unitario de la compra, registrándose automáticamente el costo promedio en función a la cantidad actual de las existencias de dicho material.

Todas las salidas de los materiales desde el almacén principal de la obra, hacia cada una de las fases de la obra, se registran con el costo promedio ponderado.

Las devoluciones de materiales desde alguna fase de la obra al almacén principal, se registran con el costo promedio ponderado, como si fuese una salida, pero con signo negativo.

De esta forma es posible saber en todo momento el stock disponible en el almacén de la obra y los costos promedios para el inventario.

INGRESO DE MATERIALES AL ALMACÉN DE OBRA

El ingreso de los materiales al almacén principal de la obra, puede ser en moneda nacional o en moneda extranjera, cuando es en moneda extranjera se registrará el tipo de cambio del día. Durante el ingreso de materiales, también se lleva el control de las empresas proveedoras y el control del personal responsable del ingreso de materiales.

Asimismo al ingresar o salir un material del almacén de la obra, se lleva el control del saldo anterior y del saldo actual.

SALIDA DE MATERIALES A OBRA

Todas las salidas de materiales del almacén, se registran en sus respectivas fases o partidas de control, de acuerdo al maestro de fases de la obra. Estas salidas se efectúan automáticamente con el costo promedio ponderado.

DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE OBRA

Las devoluciones de materiales desde una fase de obra al almacén principal, se registran con el costo promedio ponderado, como si fuese una salida, pero con signo negativo.

COMPROBACIÓN DEL KARDEX

ConstrucSoft efectúa una comprobación del kardex, para lo cual suma el Saldo Inicial del almacén con las compras netas efectuadas que son los ingresos al almacén (A.- Ingreso al almacén – compras). Luego al saldo inicial y las compras, le resta el stock que son las existencias en el almacén; lo cual da el gasto total efectuado en materiales (Gasto en materiales A-B).

Este gasto total de materiales debe ser igual a la salida de los materiales del almacén de la obra a las fases de control. 

LA MANO DE OBRA

CONTROL DE LA MANO DE OBRA EN HORAS HOMBRE Y COSTO DE PLANILLAS

En la medida que se vaya avanzando la obra, se irán generando las planillas semanales, como se parecía en le siguiente pantalla, el aspa en el lado derecho indica que dichas semanas tienes fases trabajadas.

COSTO DE PLANILLAS

ConstrucSoft denomina semanas divididas, a las semanas que tienen días trabajados pertenecientes a 2 meses. Aquí es posible marcar los días para indicar que días ha estado el personal en una determinada fase. Por ejemplo, en el caso de la planilla de estructuras, el personal en esta semana solo ha trabajado los días 26, 27, 28 y 29 de agosto.

PARTES DIARIOS DE CONTROL

Generalmente los partes diarios para el control de horas-hombre, están establecidos por la empresa de acuerdo a su propio sistema de tareo diario.

Un ejemplo de parte diario, es un parte por trabajador, en el que cada trabajador coloca la sección y fase en la que va trabajando y el tiempo empleado por cada fase.

Aquí se tienen las horas trabajadas del día, del Sr. William Barrantes con indicación de la sección y las fases en las que ha trabajado.

Otra forma es un parte diario que tenga como cabeceras la sección y la fase en la que  el mismo trabajador va colocando el tiempo empleado en la respectiva fase.

Aquí se tienen las horas trabajadas del día, del Sr. William Barrantes con indicación en las cabeceras de las secciones y fases de la obra.

Una tercera forma es la implementación de personal tomador de tiempo, quienes irán controlando los tiempos en las diferentes fases en que laboran los trabajadores.

Esta forma tiene la ventaja de no interferir con la labor directa del trabajador midiendo su propio tiempo, por lo que su trabajo estará dedicado exclusivamente a la productividad de la obra.

LOS EQUIPOS

CONTROL DE EQUIPOS EN COSTO MENSUAL Y HORAS MÁQUINA

Los equipos se controlan mensualmente, por cada una de las fases en que intervienen dichos equipos,  alimentándose por cada fase el equipo con su respectivo costo mensual y sus horas-máquina mensuales.

LOS SUB-CONTRATOS

CONTROL MENSUAL DE CONTRATOS

Los sub-contratos se controlan mensualmente, por cada una de las fases en los que intervienen, alimentándose por cada fase o gastado por cada sub-contratista.

EL VALOR GANADO

COSTO TOTAL DE LA OBRA CON CURVAS S DE VALOR GANADO

ConstrucSoft emite el siguiente cuadro mensual de comparación, en función a la Curva S Programada, Curva S de Valor ganado y Curva S realizada. 

 Como COSTO DIRECTO tenemos los gastos directos efectuados en la obra derivados de la compra de materiales, costo de la mano de obra, costo de alquiler de los equipos y los gastos efectuados a los contratistas empleados en la obra.

   

Como COSTOS TOTALES, tenemos el costo programado o presupuestado, el costo de las valorizaciones o valor ganado y el costo realizado en la obra, siendo el costo realizado la sumatoria de lo gastado realmente en materiales, mano de obra, equipos y contratistas.

El TOTAL ACUMULADO muestra la acumulación de lo programado PV, valor ganado EV y realizado AC.

Las columnas de ÍNDICES muestran el comportamiento del índice de costo CPI y del índice de plazo SPI, que permiten visualizar de una forma rápida cómo va el desarrollo la obra, en forma mensual.

Es de tener en cuenta que mediante este sistema se controla el costo total de la obra, donde el índice de plazo SPI, indica si la obra está adelantada o en retraso, y el índice de costo CPI, indica si se está ganando o perdiendo económicamente.

LA CURVA S

ConstrucSoft obtiene una gráfica de las curvas Programada, Valorizada y Realizada, conjuntamente con las barras de los costos mensuales.

Esta gráfica permite visualizar rápidamente el estado de avance de la obra.

PROYECCIÓN DEL COSTO AL TÉRMINO DE LA OBRA

ConstrucSoft obtiene la estimación del costo al cual debería llegar lo gastado al término de la obra, calculando los 4 casos vistos en el Valor Ganado.

En base a estos resultados las empresas constructoras podrán estimar el costo final de la obra, de acuerdo al ritmo de avance y el gasto realizado, que haya tenido la empresa durante la ejecución de la obra.

CRONOGRAMA DE AVANCE POR FASES

CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA EN FASES O PARTIDAS DE CONTROL

El cronograma de avance mensual por fases, es consecuencia directa de la programación contractual de la obra y de las semanas trabajadas.

La opción Fechas del Metrado, permite asignar las fechas de inicio y de término en cada una de las partidas contractuales del cronograma, mostradas en líneas de color azul. El color verde muestra las semanas trabajadas.

CONTROL DE GASTOS GENERALES

CONTROL DE LOS GASTOS GENERALES POR CENTROS DE COSTOS

Los gastos generales, se controlarán de acuerdo a los gastos generales presupuestados, considerándose como centros de costos.

Los gastos generales se alimentan seleccionando los centros de costos, para lo cual habrá que relacionar el gasto a un determinado centro de costo de los gastos generales

Cada gasto general tendrá indicación de la fecha, número de documento, indicación del tipo de documento, descripción del gasto, y la relación con su respectivo centro de costo. Adicionalmente todo gasto es posible alimentarlo en moneda nacional o en moneda extranjera.

EL COSTO FINAL DE OBRA

COSTO FINAL DE OBRA POR PARTIDAS DE CONTROL

La valorización final acumulada, nos muestra una comparación por cada una de las fases, con los montos programados del presupuesto inicial, los montos realizados o gastos reales de la obra y los montos valorizados o de valor ganado.

También se muestra el % de variación del costo %CPV y el % de variación del plazo %SPV, como también el índice de rendimiento en el costo CPI y el índice de rendimiento en el plazo SPI.

CURVAS DE RENDIMIENTO

Con la opción Curvas de Rendimiento, podemos ver el comportamiento mensual de los índices de plazo SPI, índices de costo SPI y el índice de productividad SCI. Este comportamiento se puede ver para toda la obra, para una sección de la obra, para un grupo de fases o para una sola fase.

CURVAS DE VARIACIÓN

Con la opción Curvas de Variación, podemos ver el comportamiento mensual de las variaciones del costo %CV y las variaciones del plazo %CV. Este comportamiento se puede ver para toda la obra, para una sección de la obra, para un grupo de fases o para una sola fase.

EL MARGEN DE UTILIDAD

El margen de utilidad  indica la posible utilidad a obtener a medida que avanza la obra, donde:

RESPECTO A LAS VALORIZACIONES

Presupuesto Acumulado Base, es el gasto que se tiene a la fecha con los avances físicos reales de las valorizaciones.

GG Base, es el porcentaje de los gastos generales del presupuesto contractual, aplicado a los montos valorizados.

Utilidad (Directo), es el porcentaje de utilidad del presupuesto contractual, aplicado a las valorizaciones.

Total Presupuesto BASE, es el Presupuesto acumulado Base + GG Base + Utilidad.

RESPECTO A LOS COSTOS DE OBRA

Costo Directo Real, es el gasto realizado en obra por los materiales, la mano de obra, los equipos y los sub-contratos.

Gastos Generales de Obra, son los gastos efectuados en los centros de costos de los gastos generales de la obra.

Total Costo Obra, es el Costo Directo Real + Gastos Generales de Obra.

RESPECTO A LA UTILIDAD

Utilidad Prevista, está calculada de la siguiente forma:

FACTORES QUE AFECTAN EL RENDIMIENTO

FACTORES QUE AFECTAN EL RENDIMIENTO DE LAS OBRAS

Son varios los factores que afectan el buen rendimiento de las obras, como:

LAS CONDICIONES LABORALES

Cuando el monto contratado es muy ajustado y existe un mínimo margen de utilidad, las empresas tratan de ajustar al máximo el equipamiento y la mano de obra, generando malestar en los trabajadores y por ende baja productividad.

Por el tipo de contrato, obras contratadas a precios unitarios o llave en mano, son más eficientes que las obras contratadas por administración.

Un sindicalismo mal llevado disminuye la productividad, en cambio las políticas de incentivos, aumentan el rendimiento de las cuadrillas.

Las relaciones interpersonales que generen un buen ambiente de trabajo entre la supervisión de la obra y los trabajadores, garantizan un adecuado ritmo de trabajo.

Contar con un seguro social y seguros de alto riesgo, que cubran al trabajador brindan una seguridad y buen ánimo en los trabajadores.

LA SUPERVISIÖN

Una supervisión con personal idóneo al buen trato, con amplia experiencia para el tipo de obra a ejecutar, garantizan un buen control de la productividad y del ritmo de trabajo, obteniendo la empresa un buen rendimiento en las horas-hombre.

EL PERSONAL DE OBRA

En una economía normal de mercado, se tiene buena disponibilidad de mano de obra calificada, pero cuando el país está en alto crecimiento, los trabajadores ya están contratados, por lo que es difícil encontrar mano de obra calificada.

Un ritmo de trabajo exigente, agota física y moralmente a los trabajadores, por ello en obras con ritmos de trabajo forzados se debe tener bien establecido el cronograma de descanso.

Emplear personal adecuado a la actividad a ejecutar, garantiza un buen rendimiento en las horas-hombre. En lo posible se debe seleccionar personal con actitudes positivas.

La conformación de las cuadrillas, deben organizarse con el personal adecuado, poco personal origina cansancio y sobreesfuerzo y demasiado personal en la cuadrilla origina confusión y entorpecimiento teniendo como consecuencia un bajo rendimiento.

EL EQUPAMIENTO

El buen estado de los equipos, y un adecuado plan de mantenimiento, garantizan un buen ritmo de trabajo sin paralizaciones de la obra. Por ello muchas empresas tienen la policía de adquirir equipamiento nuevo, el cual es vendido al finalizar la obra.  

Una buena disponibilidad de los equipos en el momento adecuado también garantiza que se cumpla el ritmo de trabajo programado.

La capacidad de los equipos debe ser la adecuada al tipo de trabajo a efectuar, si se efectúan actividades forzando los equipos, estos pueden dañarse o quedar inservibles.

EL TIPO DE ACTIVIDAD

El grado de dificultad por el tipo obras, en el caso de edificaciones no es lo mismo construir un edificio en la zona urbana, que en la cima de un cerro, en el caso de montaje de postes de líneas de alta tensión, hay una gran diferencia en el montaje los postes al pie de la carretera, respecto al montaje de postes en la cima de los cerros.

El peligro o riesgo al que se somete al trabajador afecta el buen rendimiento.

La discontinuidad por interrupciones o paralizaciones de la obra, disminuyen la productividad, ya que afectan el ritmo normal de trabajo programado.

El CLIMA

Temperaturas excesivas o temperaturas muy bajas afectan el rendimiento de los trabajadores.

Las alturas muy elevadas como los 4,000 o 5,000 msm, afectan el rendimiento de los trabajadores.

Las lluvias excesivas afectan directamente al terreno, ocasionando dificultad en el desplazamiento de los equipos, y dificultad en los tiempos y movimientos de los trabajadores. Esto se da en la selva donde los avances de obra son más bajos que los normales.

SI SU EMPRESA CUMPLE EN LO POSIBLE CON ESTOS FACTORES, TENGA POR SEGURO QUE TENDRÁ UNA BUENA PRODUCTIVIDAD EN SUS OBRAS.